چه زمانی کسب و کار به سیستم سازی نیاز دارد؟ ۱۰ نشانه مهم

سیستم سازی کسب و کار زمانی اهمیت پیدا می کند که اداره مجموعه بیش از حد به افراد، حافظه و تصمیم های روزانه وابسته شده باشد. بسیاری از کسب و کارها در شروع فعالیت با چند نفر و فرایندهای ساده می توانند به خوبی کار کنند، اما با افزایش مشتری، تعداد کارکنان و حجم فعالیت ها، همان روش های قبلی دیگر پاسخگو نیستند.

در چنین شرایطی، ممکن است مدیر بیشتر زمان خود را صرف حل مشکلات روزمره کند، کارکنان برای انجام کارهای مختلف دائما سوال بپرسند یا یک فعالیت هر بار به شکل متفاوتی انجام شود. این نشانه ها می توانند نشان دهند که کسب و کار به یک ساختار مشخص تر نیاز دارد.

اما از کجا بفهمیم چه زمانی کسب و کار به سیستم سازی نیاز دارد؟ در این مقاله ۱۰ نشانه مهم را بررسی می کنیم و در ادامه به این موضوع می پردازیم که سیستم سازی کسب و کار را از کجا باید شروع کرد.

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار یعنی فعالیت‌ها و فرایندهای مهم مجموعه به شکلی مشخص، قابل اجرا و قابل اندازه گیری طراحی شوند؛ به گونه ای که انجام درست کارها فقط به حضور یا تجربه یک فرد خاص وابسته نباشد.

برای مثال، اگر فقط یک فروشنده بداند چگونه مشتری جدید را ثبت کند، چه اطلاعاتی از او بگیرد، چه زمانی پیشنهاد ارسال کند و چه زمانی ادامه ارتباط را انجام دهد، بخشی از فرایند فروش در ذهن همان فرد قرار دارد.

اما در یک کسب و کار سیستم سازی شده، این مراحل مشخص و مستند هستند و افراد مختلف می توانند بر اساس یک روش استاندارد آنها را اجرا کنند.

بنابراین سیستم سازی فقط نوشتن چند دستورالعمل نیست؛ بلکه شامل شناخت فرایندها، مشخص کردن مسئولیت ها، طراحی روش انجام کار، مستندسازی، اجرا، آموزش و بهبود مستمر است.

چه زمانی کسب و کار به سیستم سازی نیاز دارد؟

۱. بیشتر کارها به مدیر وابسته است

اگر برای تصمیم های ساده هم کارکنان منتظر تایید مدیر هستند یا بیشتر مشکلات فقط با دخالت او حل می شوند، احتمالاً بخشی از فرایندهای کسب و کار به درستی تعریف نشده‌اند.

مدیر باید بتواند روی تصمیم های مهم، توسعه کسب و کار و مسائل استراتژیک تمرکز کند، نه اینکه تمام روز درگیر هماهنگی کارهای روزمره باشد.

۲. با نبودن یک نفر، کارها متوقف می شوند

اگر نبودن یک کارمند باعث شود یک فعالیت مهم کاملا متوقف شود، دانش آن فعالیت بیش از حد به یک فرد وابسته است.

برای مثال ممکن است فقط یک نفر بداند اطلاعات مشتریان کجا ثبت شده، سفارش‌ها چگونه پیگیری می‌شوند یا گزارش فروش چگونه تهیه می‌شود.

در سیستم سازی کسب و کار، روش انجام فعالیت‌های مهم باید تا حد امکان از وابستگی به یک فرد خارج شود.

۳. هرکس یک کار را به روش خودش انجام می‌دهد

فرض کنید دو کارشناس فروش یک محصول مشابه را به دو روش کاملا متفاوت معرفی می‌کنند یا دو کارمند برای ثبت سفارش از روش‌های مختلف استفاده می‌کنند.

این تفاوت همیشه مشکل نیست، اما اگر باعث ایجاد خطا، دوباره کاری یا کاهش کیفیت شود، بهتر است فرایند استاندارد شود.

۴. اشتباهات مشابه بارها تکرار می‌شوند

اگر یک خطا چندین بار اتفاق می‌افتد و هر بار فقط همان مورد اصلاح می‌شود، ممکن است مشکل اصلی در خود فرایند باشد.

سیستم سازی کمک می‌کند به جای اصلاح موقت اشتباه، علت ایجاد آن بررسی شود و برای جلوگیری از تکرار آن، روش مشخصی طراحی شود.

۵. مدیر بیشتر وقت خود را صرف کارهای روزمره می‌کند

یکی از نشانه‌های مهم نیاز به سیستم سازی این است که مدیر فرصت کافی برای برنامه ریزی و توسعه کسب و کار ندارد.

اگر بیشتر زمان مدیر صرف پاسخ دادن به سوالات کارکنان، بررسی سفارش‌ها، حل اختلافات، کنترل کارها و پیگیری فعالیت‌های تکراری شود، باید بررسی کرد چه بخش هایی قابلیت تبدیل شدن به فرایند مشخص را دارند.

۶. آموزش نیروی جدید زمان زیادی می برد

اگر برای آموزش هر نیروی جدید لازم باشد یک فرد باتجربه مدت زیادی کنار او باشد و تمام مراحل کار را از ابتدا توضیح دهد، احتمالا بخشی از دانش سازمان مستند نشده است.

وجود دستورالعمل‌ها، چک لیست‌ها و فرایندهای مشخص می تواند آموزش نیروهای جدید را ساده تر و سریع تر کند.

۷. با رشد کسب و کار، بی نظمی بیشتر شده است

گاهی کسب و کار در ابتدای فعالیت کاملا منظم به نظر می‌رسد، زیرا تعداد مشتریان و کارکنان کم است.

اما با رشد مجموعه، تماس ها، سفارش ها، وظایف و ارتباطات افزایش پیدا می کنند. اگر ساختار مناسبی وجود نداشته باشد، رشد کسب و کار می تواند باعث افزایش دوباره کاری، خطا و ناهماهنگی شود.

در این مرحله، سیستم سازی می‌تواند به ایجاد ساختار متناسب با اندازه جدید کسب و کار کمک کند.

۸. اطلاعات مهم در ذهن افراد باقی مانده است

اگر اطلاعات مشتری، روش انجام کار، قیمت گذاری، مراحل فروش یا نحوه رسیدگی به مشکلات فقط در ذهن افراد باشد، خروج یک نیروی کلیدی می تواند بخش زیادی از اطلاعات کسب و کار را با خود خارج کند.

مستندسازی کمک می کند دانش مهم سازمان به یک دارایی قابل استفاده برای مجموعه تبدیل شود.

۹. مسئولیت ها به طور دقیق مشخص نیستند

گاهی یک کار انجام نمی‌شود، چون مشخص نیست مسئولیت آن بر عهده چه کسی است.

جملاتی مانند «فکر کردم فلانی انجام می‌دهد» یا «کسی به من نگفته بود» معمولا نشانه مشخص نبودن مسئولیت‌ها هستند.

در یک سیستم مناسب، برای هر فعالیت مهم باید مشخص باشد چه کسی مسئول انجام آن است، چه کسی باید نتیجه را بررسی کند و خروجی مورد انتظار چیست.

۱۰. نمی دانید مشکل کسب و کار دقیقا کجاست

اگر مدیر احساس می کند فروش، منابع انسانی، خدمات یا اجرای کارها مشکل دارد، اما نمی‌تواند مشخص کند مشکل دقیقا در کدام مرحله اتفاق می‌افتد، ابتدا باید فرایندهای موجود بررسی شوند.

سیستم سازی بدون شناخت وضعیت فعلی ممکن است فقط مشکلات موجود را روی کاغذ مرتب کند. به همین دلیل، در بسیاری از کسب و کارها عارضه یابی کسب و کار می تواند نقطه شروع مناسبی برای سیستم سازی باشد.

سیستم سازی کسب و کار چه مشکلاتی را حل می کند؟

هدف سیستم سازی این نیست که برای همه فعالیت های کسب و کار قانون و دستورالعمل پیچیده ایجاد شود. هدف اصلی، ایجاد نظم و ساختاری است که انجام کارها را قابل کنترل تر کند.

سیستم سازی می تواند به کسب و کار کمک کند تا:

• وابستگی به افراد کاهش پیدا کند.
• مسئولیت ها شفاف تر شوند.
• خطا و دوباره کاری کاهش پیدا کند.
• آموزش کارکنان ساده تر شود.
• عملکرد افراد و واحدها بهتر ارزیابی شود.
• مدیر زمان بیشتری برای تصمیم های مهم داشته باشد.
• فرایندهای قابل تکرار استاندارد شوند.
• رشد کسب و کار با نظم بیشتری انجام شود.

سیستم سازی کسب و کار را از کجا شروع کنیم؟

شروع سیستم سازی با خرید یک نرم افزار یا نوشتن تعداد زیادی دستورالعمل نیست.

اول باید مشخص شود در حال حاضر کسب و کار چگونه فعالیت می کند. برای این کار می‌توان فرایندهای اصلی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، خرید، ارائه خدمات و پشتیبانی را شناسایی کرد.

سپس باید بررسی شود هر فرایند چگونه اجرا می‌شود، چه افرادی در آن نقش دارند، چه مشکلاتی ایجاد می شود و کدام بخش ها باعث اتلاف زمان یا منابع می‌شوند.

بعد از شناخت وضعیت موجود، فرایند مطلوب طراحی می‌شود، مسئولیت‌ها مشخص می‌شوند و روش انجام فعالیت‌های مهم مستند می شود. در نهایت این فرایندها باید اجرا، آموزش و به صورت دوره ای ارزیابی شوند.

به همین دلیل، سیستم سازی کسب و کار یک پروژه یک روزه نیست؛ بلکه فرایندی است که باید متناسب با شرایط واقعی مجموعه طراحی و به مرور بهبود پیدا کند.

آیا هر کسب و کاری به سیستم سازی نیاز دارد؟

تقریبا هر کسب و کاری می تواند از داشتن فرایندهای مشخص و ساختار منظم استفاده کند، اما میزان و نوع سیستم سازی برای همه یکسان نیست.

یک کسب و کار کوچک ممکن است فقط به چند فرایند اصلی و چک لیست‌های ساده نیاز داشته باشد، در حالی که یک شرکت بزرگ به ساختارهای دقیق تر، شاخص های عملکرد، دستورالعمل های اجرایی و ابزارهای مدیریتی نیاز دارد.

بنابراین هدف، ایجاد بیشترین میزان پیچیدگی نیست؛ بلکه باید به اندازه نیاز کسب و کار سیستم ایجاد کرد.

جمع بندی؛ چه زمانی کسب و کار به سیستم سازی نیاز دارد؟

اگر مدیر بیشتر زمان خود را صرف کارهای روزمره می کند، کارکنان برای انجام فعالیت‌ها به افراد خاص وابسته هستند، اشتباهات تکرار می‌شوند، مسئولیت ها شفاف نیستند یا با رشد کسب و کار بی نظمی افزایش پیدا کرده است، احتمالا زمان آن رسیده که فرایندهای مجموعه بررسی شوند.

سیستم سازی کسب و کار کمک می کند فعالیت‌های مهم از حالت فردی و سلیقه‌ای خارج شوند و به فرایندهایی مشخص، قابل اجرا و قابل کنترل تبدیل شوند.

البته پیش از شروع سیستم سازی، بهتر است ابتدا وضعیت موجود و مشکلات اصلی کسب و کار بررسی شود. در برخی مجموعه‌ها، عارضه یابی کسب و کار می تواند مشخص کند کدام فرایندها نیاز به اصلاح، استانداردسازی یا طراحی مجدد دارند.

اگر احساس می کنید کسب و کار شما بیش از حد به افراد وابسته است یا رشد مجموعه باعث افزایش بی نظمی و دوباره کاری شده است، بررسی فرایندهای موجود می تواند اولین قدم برای ایجاد یک ساختار منظم تر و قابل توسعه باشد.