تعریف بهره وری و کارایی؛ تفاوت بهره وری و کارایی چیست؟

تعریف بهره وری و کارایی یکی از موضوعات مهم در مدیریت کسب و کار است؛ زیرا بسیاری از مدیران تصور می کنند اگر کارکنان بیشتر کار کنند یا خروجی بیشتری داشته باشند، حتما بهره وری کسب و کار نیز افزایش پیدا کرده است. در حالی که بهره وری فقط به میزان کار انجام شده مربوط نیست، بلکه به رابطه میان منابع مصرف شده، نتیجه به دست آمده و میزان تحقق اهداف نیز توجه دارد.

برای مثال، اگر یک شرکت بتواند با همان تعداد نیروی انسانی، همان میزان بودجه و همان زمان، خدمات بیشتری با کیفیت بهتر ارائه کند، می توان گفت استفاده بهتری از منابع خود داشته است. به همین دلیل شناخت تفاوت میان بهره وری، کارایی و اثربخشی می تواند به مدیران کمک کند تصمیم های دقیق تری برای بهبود عملکرد کسب و کار بگیرند.

در این مقاله، ابتدا تعریف بهره وری و کارایی را بررسی می کنیم و سپس به تفاوت این دو مفهوم، ارتباط آنها با اثربخشی و روش های افزایش بهره وری در کسب و کار می پردازیم.

تعریف بهره وری چیست؟

بهره وری به زبان ساده یعنی استفاده بهتر از منابع برای رسیدن به نتیجه مطلوب. منابع یک کسب و کار فقط پول و تجهیزات نیستند؛ زمان، نیروی انسانی، اطلاعات، مواد اولیه، سرمایه، فضا و حتی انرژی مدیریتی نیز جزو منابع محسوب می شوند.

بنابراین وقتی درباره بهره وری صحبت می کنیم، باید هم به خروجی کسب و کار و هم به منابعی که برای ایجاد آن خروجی مصرف شده اند توجه کنیم.

فرض کنید دو شرکت خدمات مشابهی ارائه می دهند. شرکت اول برای انجام 100 سفارش به 10 نفر نیرو و 500 ساعت زمان نیاز دارد، اما شرکت دوم همان تعداد سفارش را با 7 نفر نیرو و 350 ساعت زمان انجام می دهد. اگر کیفیت خدمات دو شرکت مشابه باشد، شرکت دوم از منابع خود کارآمدتر استفاده کرده است.

البته بهره وری فقط به کاهش منابع محدود نمی شود. اگر کاهش هزینه باعث افت شدید کیفیت، نارضایتی مشتری یا کاهش فروش شود، نمی توان آن را یک موفقیت واقعی در بهره وری دانست.

به همین دلیل بهره وری یک مفهوم گسترده است که باید در کنار کیفیت، نتیجه، هدف و منابع بررسی شود.

تعریف کارایی چیست؟

در تعریف بهره وری و کارایی، کارایی بیشتر به نحوه استفاده از منابع مربوط می شود.

کارایی یعنی یک کار را با استفاده مناسب از منابع و با اتلاف کمتر انجام دهیم. منابع می توانند زمان، نیروی انسانی، سرمایه، مواد اولیه یا تجهیزات باشند.

برای مثال، فرض کنید یک کارمند در یک روز کاری می تواند 20 درخواست مشتری را بررسی کند. اگر با اصلاح فرایندها و حذف فعالیت های اضافی بتواند بدون کاهش کیفیت، 30 درخواست را بررسی کند، کارایی فرایند افزایش پیدا کرده است.

بنابراین کارایی بیشتر به این سؤال پاسخ می دهد:

«آیا کار را با استفاده مناسب از منابع انجام می دهیم؟»

در کسب و کار، کاهش دوباره کاری، حذف فعالیت های غیرضروری، کاهش زمان انجام فرایندها، استفاده بهتر از نیروی انسانی و کاهش خطاها می توانند از نشانه های افزایش کارایی باشند.

تفاوت بهره وری و کارایی چیست؟

یکی از اشتباهات رایج در مدیریت این است که بهره وری و کارایی را یک مفهوم در نظر بگیریم. در حالی که این دو مفهوم ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند اما دقیقا یکسان نیستند.

کارایی بیشتر روی نحوه استفاده از منابع تمرکز دارد، در حالی که بهره وری رابطه میان منابع مصرف شده و نتایج به دست آمده را در یک نگاه گسترده تر بررسی می کند.

برای درک بهتر، یک مثال ساده بزنیم.

فرض کنید یک تیم فروش تصمیم میگیرد تعداد تماس های روزانه خود را از 50 تماس به 100 تماس افزایش دهد. اگر این تیم بدون افزایش تعداد نیرو بتواند این کار را انجام دهد، از نظر تعداد فعالیت، کارایی بیشتری ایجاد شده است.

اما اگر تعداد تماس ها دو برابر شود و تعداد فروش تغییری نکند، نمی توان گفت عملکرد کلی کسب و کار به همان نسبت بهتر شده است.

در اینجا باید بررسی کنیم آیا فعالیت های انجام شده واقعا به نتیجه مطلوب منجر شده اند یا خیر.

به همین دلیل برای ارزیابی واقعی عملکرد، علاوه بر کارایی باید به اثربخشی نیز توجه کرد.

اثربخشی چیست و چه تفاوتی با کارایی دارد؟

اثربخشی به میزان دستیابی به هدف مورد نظر مربوط می شود.

به زبان ساده:

کارایی یعنی کار را درست انجام دهیم؛ اثربخشی یعنی کار درست را انجام دهیم.

فرض کنید هدف یک تیم فروش، افزایش 20 درصدی فروش در سه ماه آینده است. اگر اعضای تیم تعداد تماس های خود را افزایش دهند اما فروش رشد نکند، ممکن است فعالیت آنها بیشتر شده باشد اما هنوز نمی توان گفت به هدف اصلی رسیده اند.

در مقابل، اگر تیم فروش روی مشتریان مناسب تمرکز کند، فرایند پیگیری را اصلاح کند و در نهایت به رشد 20 درصدی فروش برسد، اثربخشی بالاتری داشته است.

به همین دلیل مدیران نباید فقط تعداد فعالیت های انجام شده را اندازه گیری کنند. تعداد تماس ها، جلسات، ساعات کاری یا تعداد وظایف انجام شده زمانی ارزشمند هستند که در نهایت به نتایج مورد انتظار کسب و کار کمک کنند.

ارتباط بهره وری، کارایی و اثربخشی

برای درک بهتر تعریف بهره وری و کارایی می توان این سه مفهوم را در کنار هم قرار داد:

• کارایی: استفاده بهتر از منابع
• اثربخشی: دستیابی به اهداف
• بهره وری: ایجاد نتیجه بهتر با استفاده مناسب تر از منابع

در واقع اگر یک کسب و کار هم منابع خود را درست مدیریت کند و هم به اهداف مورد نظر برسد، می تواند عملکرد بهره ورانه تری داشته باشد.

برای مثال، یک کارخانه ممکن است تعداد تولید روزانه خود را افزایش دهد. اگر این افزایش تولید با مصرف بسیار بیشتر مواد اولیه، افزایش ضایعات و افزایش خطا همراه باشد، صرفا افزایش خروجی به معنای افزایش بهره وری نیست.

مدیر باید بررسی کند که چه میزان منابع مصرف شده و در مقابل چه ارزشی ایجاد شده است.

چرا بهره وری در کسب و کار اهمیت دارد؟

بهره وری یکی از موضوعاتی است که مستقیما با هزینه، زمان، کیفیت و سودآوری کسب و کار ارتباط پیدا می کند.

وقتی یک کسب و کار بهره وری پایینی داشته باشد، معمولا بخشی از منابع آن بدون ایجاد ارزش کافی مصرف می شوند. این اتلاف ممکن است همیشه به شکل یک هزینه مستقیم دیده نشود.

برای مثال:

• کارکنان زمان زیادی را صرف کارهای تکراری می کنند.
• فرایندها چند مرحله اضافی دارند.
• اطلاعات مشتریان به صورت پراکنده نگهداری می شود.
• وظایف کارکنان به درستی مشخص نیست.
• تصمیم گیری ها بیش از حد به مدیر وابسته است.
• دوباره کاری و خطا زیاد است.
• جلسات زیادی برگزار می شود اما خروجی مشخصی ندارند.
• پیگیری مشتریان به صورت منظم انجام نمی شود.

هر یک از این موارد می تواند بخشی از منابع کسب و کار را مصرف کند، بدون اینکه ارزش متناسبی ایجاد کند.

به همین دلیل بررسی بهره وری می تواند یکی از راه های شناسایی نقاط ضعف و پیدا کردن فرصت های بهبود در کسب و کار باشد.

چگونه بهره وری کسب و کار را افزایش دهیم؟

افزایش بهره وری با فشار بیشتر به کارکنان یا افزایش ساعت کاری آنها اتفاق نمی افتد. در بسیاری از موارد، راه حل اصلی در اصلاح روش انجام کارهاست.

1. فرایندهای کسب و کار را بررسی کنید

اولین قدم، شناخت نحوه انجام فعالیت هاست.

بررسی کنید هر کار از کجا شروع می شود، چه مراحلی دارد، چه کسی مسئول آن است و در کدام مرحله بیشترین اتلاف زمان یا منابع اتفاق می افتد.

گاهی یک فرایند فقط به دلیل اینکه سال ها به همان شکل انجام شده، ادامه پیدا می کند؛ در حالی که بخش هایی از آن دیگر ضرورتی ندارند.

2. فعالیت های تکراری را شناسایی کنید

دوباره کاری یکی از عوامل مهم کاهش بهره وری است.

اگر اطلاعات یک مشتری چند بار توسط افراد مختلف وارد شود یا یک گزارش توسط چند نفر تهیه شود، بخشی از زمان و انرژی سازمان بدون ایجاد ارزش جدید مصرف می شود.

شناسایی و حذف این فعالیت ها می تواند عملکرد تیم را بهبود دهد.

3. وظایف کارکنان را شفاف کنید

وقتی مشخص نباشد چه کسی مسئول انجام یک فعالیت است، معمولا دو اتفاق رخ می دهد: یا چند نفر یک کار را انجام می دهند یا هیچ کس مسئولیت آن را نمی پذیرد.

تعریف دقیق وظایف، مسئولیت ها و اختیارات می تواند از بسیاری از دوباره کاری ها جلوگیری کند.

4. از ابزارهای مدیریتی مناسب استفاده کنید

بخشی از اتلاف منابع در کسب و کارها به دلیل نبود ابزار مناسب اتفاق می افتد.

برای مثال، ثبت دستی اطلاعات مشتریان، پیگیری سفارش ها با فایل های پراکنده یا هماهنگی فعالیت ها از طریق پیام های متعدد می تواند زمان زیادی از تیم بگیرد.

استفاده درست از ابزارهای مدیریتی و دیجیتال می تواند بخشی از این اتلاف را کاهش دهد.

5. عملکرد را با شاخص های مشخص اندازه گیری کنید

برای افزایش بهره وری باید بدانیم وضعیت فعلی چگونه است.

شاخص هایی مانند زمان انجام فرایند، میزان خطا، هزینه انجام فعالیت، تعداد خروجی، نرخ تبدیل مشتری و میزان رضایت مشتری می توانند اطلاعات مناسبی برای ارزیابی عملکرد در اختیار مدیر قرار دهند.

البته انتخاب شاخص باید متناسب با نوع کسب و کار باشد. قرار نیست تعداد زیادی شاخص ایجاد کنیم؛ بلکه باید شاخص هایی را انتخاب کنیم که واقعا به تصمیم گیری کمک می کنند.

نقش سیستم سازی در افزایش بهره وری

یکی از موضوعاتی که ارتباط مستقیمی با افزایش بهره وری دارد، سیستم سازی کسب و کار است.

وقتی انجام فعالیت‌ها فقط به تجربه و حافظه یک یا دو نفر وابسته باشد، کسب و کار در معرض خطا، دوباره کاری و وابستگی شدید به افراد قرار می گیرد.

سیستم سازی کمک می کند فعالیت های مهم شناسایی، مستندسازی و استاندارد شوند و افراد بدانند هر کار را چگونه، چه زمانی و با چه استانداردی انجام دهند.

در نتیجه، به جای اینکه مدیر دائما درگیر جزئیات اجرایی باشد، می تواند زمان بیشتری برای تصمیم های مهم تر و توسعه کسب و کار اختصاص دهد.

اگر احساس می کنید بخش زیادی از زمان مدیر و کارکنان صرف کارهای تکراری، هماهنگی های دستی و حل مشکلات روزمره می شود، بررسی فرایندها و سیستم سازی کسب و کار می تواند نقطه شروع مناسبی باشد.

چه زمانی باید بهره وری کسب و کار را بررسی کنیم؟

لازم نیست حتما یک کسب و کار با بحران جدی مواجه شود تا مدیر به فکر بررسی بهره وری بیفتد.

اگر هزینه ها در حال افزایش هستند، کارکنان بیش از حد درگیر فعالیت های روزمره شده اند، مشتریان از تاخیر شکایت دارند، فروش رشد نمی کند یا مدیر برای انجام بسیاری از کارها باید شخصا وارد عمل شود، بهتر است عملکرد فرایندها بررسی شود.

در چنین شرایطی، یک مشاور کسب و کار می تواند با بررسی ساختار، فرایندها، منابع انسانی و شیوه مدیریت، نقاط اتلاف و گلوگاه های موجود را شناسایی کند.

گاهی مشکل اصلی کمبود نیروی انسانی نیست؛ بلکه فرایند نادرست، تقسیم کار نامناسب یا نبود یک سیستم مشخص باعث شده همان تعداد نیرو نتوانند خروجی مناسبی ایجاد کنند.

جمع بندی

تعریف بهره وری و کارایی نشان می دهد که این دو مفهوم اگرچه به یکدیگر مرتبط هستند، اما یکسان نیستند. کارایی بیشتر به استفاده مناسب از منابع و کاهش اتلاف مربوط می شود، در حالی که بهره وری نگاه گسترده تری به رابطه میان منابع و نتایج دارد.

از طرف دیگر، برای ارزیابی عملکرد واقعی کسب و کار نباید فقط میزان فعالیت کارکنان را بررسی کرد. مهم است بدانیم این فعالیت ها تا چه اندازه به اهداف اصلی سازمان کمک کرده اند.

افزایش بهره وری کسب و کار نیز لزوما به معنای بیشتر کار کردن نیست. در بسیاری از مواقع، حذف فعالیت های اضافی، اصلاح فرایندها، کاهش دوباره کاری، شفاف سازی وظایف و استفاده درست از سیستم های مدیریتی می تواند نتیجه بسیار بیشتری ایجاد کند.

بنابراین اگر بخواهیم یک کسب و کار بهره ورتر داشته باشیم، باید به جای پرسیدن «چطور بیشتر کار کنیم؟» سؤال دقیق تری بپرسیم:

«چطور با منابعی که در اختیار داریم، نتیجه بهتر و ارزش بیشتری ایجاد کنیم؟»

این نگاه، نقطه شروع مناسبی برای بررسی کارایی، اثربخشی و در نهایت افزایش بهره وری کسب و کار است.