در دنیای پرتلاطم کسب و کارهای امروزی، رقابت هر روز فشرده‌تر می‌شود و تقاضا برای بهره‌وری بیشتر از همیشه اوج گرفته است، شرکت‌ها برای پیشرفت، نیازمند رویکردهای نوین و کارآمد هستند که «سیستم سازی» به عنوان یک راهکار مؤثر، نقشی کلیدی در بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف ایفا می‌کند
سیستم سازی کسب و کار فرایندی است که طی آن، مجموعه‌ای از فرایندها، روش‌ها و ابزارها به صورت هماهنگ و منظم برای دستیابی به اهداف کسب و کار طراحی و اجرا می‌شوند. به عبارت دیگر، در پاسخ به سوال سیستم سازی چیست باید گفت که معادل تعریف دقیق و شفاف “چه کسی، چه کاری را، چه زمانی و چگونه ” انجام می‌دهد، می‌باشد.
سیستم چیست؟
سیستم مثل یک تیم است که اعضای آن همگی باهم و به صورت منظم کار می‌کنند تا به یک هدف مشخص برسند وقتی یک سیستم درست داشته باشیم، کارها سریع‌تر پیش می‌روند، اشتباهات کمتر می‌شود و عملکرد افزایش پیدا می‌کند.
ویژگی‌های اصلی سیستم در کسب و کار
- هدفمند بودن
هر سیستمی برای دستیابی به یک هدف خاص طراحی و ایجاد می‌شود. این هدف باید به طور واضح و مشخص تعریف شده باشد تا همه اجزای سیستم در راستای تحقق آن تلاش کنند. - ساختار یافته بودن
سیستم باید دارای ساختاری منظم باشد که در آن اجزا و روابط بین آنها به طور واضح تعریف شده باشد. این ساختار باعث می‌شود تا از منابع خود به طور مؤثرتر استفاده کند و از دوباره‌کاری و اتلاف وقت جلوگیری کند. - تعامل اجزا
در یک سیستم، اجزا به صورت مجزا عمل نمی‌کنند، بلکه با یکدیگر در تعامل و ارتباط هستند. این تعامل و ارتباط بین اجزا، عملکرد کلی سیستم را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به عبارت دیگر، نحوه تعامل اجزا با یکدیگر، تعیین می‌کند که سیستم چگونه کار می‌کند و به چه نتایجی دست می‌یابد. - پویایی و انطباق‌پذیری
انطباق‌پذیری سیستم به توانایی آن در سازگاری با تغییرات محیطی اشاره دارد. یک سیستم انطباق‌پذیر، قادر است به طور مؤثر با شرایط جدید روبرو شود و تغییرات لازم را برای حفظ عملکرد خود انجام دهد. انطباق‌پذیری سیستم شامل عناصری مانند پیش‌بینی، واکنش، و بازیابی است. - بازخورد: سیستم باید دارای مکانیزمی برای دریافت بازخورد از عملکرد خود باشد. این بازخورد به سازمان کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در سیستم ایجاد کند
با سیستم سازی، هماهنگی بی‌نظیری بین بخش‌های مختلف کسب و کار ایجاد و می‌توانید با خیالی آسوده، بر اهداف بلندمدت و استراتژیک خود تمرکز کنید.
فرایند سیستم سازی شامل مراحل زیر است:
- شناسایی و تعیین اهداف کسب و کار
- ارزیابی وضعیت موجود کسب و کار
- طراحی سیستم و فرایندهای جدید
- پیاده‌سازی و نظارت بر فرایندها
- ارزیابی و بهبود مستمر
نقش سیستم سازی در رشد و توسعه سازمان
سیستم‌سازی به عنوان یک ابزار قدرتمند، نقش حیاتی در رشد و توسعه سازمان‌ها ایفا می‌کند. با ایجاد ساختاری منظم و کارآمد، سیستم سازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از منابع خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند، فرایندهای خود را بهبود بخشند و در نتیجه، به اهداف خود دست یابند.
مزایای سیستم سازی چیست؟
- وابستگی کار به حضور مدیر کاهش یابد:
یکی از چالش‌های رایج در کسب و کارها، وابستگی بیش از حد به حضور مدیر است. سیستم سازی با ایجاد ساختارها، فرایندها و رویه‌های مشخص، می‌تواند به کاهش این وابستگی و خودکارسازی امور کمک کند. - کارایی و عملکرد افزایش می‌یابد:
سیستم‌های منظم باعث می‌شوند که کسب و کار بتواند فعالیت‌های خود را به‌طور مؤثرتری انجام دهد، همچنین سیستم سازی با ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف باعث افزایش کیفیت خدمات و محصولات می‌شود. - کاهش هزینه‌ها: با تعریف دقیق وظایف و مسئولیت‌ها، حذف فرایندهای تکراری و خودکارسازی وظایف، کسب و کارها می‌توانند هزینه‌های نیروی انسانی و زمان را کاهش دهند.
- مقیاس‌پذیری را فراهم می‌کند: یک سیستم مقیاس‌پذیر می‌تواند بدون کاهش عملکرد یا بروز مشکلات جدی، با رشد و تغییر نیازها، به کار خود ادامه دهد؛ سیستم‌ها به کسب و کار کمک می‌کنند تا به‌راحتی مقیاس‌پذیر شوند و به‌طور مؤثری با رشد کسب و کار هماهنگ شوند.
انواع سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی به طور کلی به معنای ایجاد نظم و ساختار در انجام کارهاست. این نظم و ساختار می‌تواند در سطوح مختلفی از زندگی ما، از جمله زندگی شخصی و کاری، اعمال شود. به همین دلیل، سیستم سازی را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد:
- سیستم سازی سازمانی: این نوع سیستم سازی در سطح کلان سازمان انجام می‌شود و هدف آن بهبود ساختار، ارتباطات و فرهنگ سازمانی است.
- سیستم سازی فردی: این نوع سیستم سازی توسط افراد برای بهبود عملکرد شخصی، مدیریت زمان، افزایش بهره‌وری و… انجام می‌شود.
جایگاه سیستم سازی در چرخه عمر کسب و کار
سیستم سازی در هر مرحله از چرخه عمر کسب و کار، از ایده اولیه تا بلوغ، نقشی حیاتی ایفا می‌کند. در واقع، سیستم سازی به کسب و کارها کمک می‌کند تا با چالش‌های هر مرحله روبرو شوند و به طور مؤثرتری به رشد و توسعه خود ادامه دهند.
- ایده و شروع:
در این مرحله‌ی آغازین، سیستم‌سازی به کارآفرینان کمک می‌کند تا ایده‌ی خام خود را به یک طرح کسب و کار منسجم و قابل اجرا تبدیل کنند. این شامل تعریف دقیق محصول یا خدمت، شناسایی بازار هدف، تعیین استراتژی بازاریابی و فروش، و برنامه‌ریزی مالی است.
- رشد:
با افزایش تقاضا و تعداد مشتریان، کسب وکار نیازمند ساختاری منعطف و کارآمد برای پاسخگویی به این رشد است. سیستم سازی در این مرحله به کمک کسب و کار می‌آید تا فرایندهای خود را بهبود بخشیده و با افزایش حجم کار سازگار شود. این شامل استخدام و آموزش کارکنان، ایجاد سیستم‌های مالی و حسابداری و… است. - تثبیت:
در این مرحله، کسب و کار به ثبات رسیده و به دنبال حفظ سهم بازار و سودآوری خود است. سیستم سازی به کسب و کار کمک می‌کند تا فرایندهای خود را بهینه کرده و از رقبا متمایز شود. - توسعه:
مرحله توسعه هوشمند، مرحله‌ای است که کسب و کار پس از بلوغ و تثبیت جایگاه خود در بازار، به دنبال رشد پایدار و ایجاد مزیت رقابتی است. در این مرحله، سیستم سازی نقش کلیدی در ایجاد نوآوری، بهبود مستمر و انطباق با تغییرات بازار ایفا می‌کند.
آیا کسب و کار شما به سیستم سازی نیاز دارد؟
سیستم سازی برای هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه و نوع آن، امری ضروری است. اگر کسب و کار شما با چالش‌هایی از جمله وابستگی زیاد به افراد کلیدی، خطاهای مکرر، عدم کارایی، عدم شفافیت، مشکل در هماهنگی بین بخش‌های مختلف و … درگیر است سیستم سازی می‌تواند در غلبه بر این چالش‌ها کمک کند.
پیش نیازهای سیستم سازی چیست؟
قبل از پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار باید پیش نیازهای لازم را فراهم شود. بیزینس مدل و طراحی OKR دو عنصر بسیار مهم و حیاتی در سیستم سازی هستند. این دو مورد به عنوان پیش نیازهای اساسی، به شما کمک می‌کنند تا سیستم سازی را به طور مؤثرتر و هدفمندتر انجام دهید.
بیزینس مدل، چارچوبی کلی از نحوه عملکرد کسب و کار شما، ارزش‌های پیشنهادی، مشتریان هدف، کانال‌های توزیع، منابع کلیدی، فعالیت‌های کلیدی، ساختار هزینه‌ها و جریان‌های درآمدی را ارائه می‌دهد.
شناخت دقیق از بیزینس مدل به شما کمک می‌کند تا:
فرایندهای کلیدی کسب و کار خود را شناسایی کنید.
ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان را درک کنید.
نقاط قوت و ضعف کسب و کار خود را شناسایی کنید.
سیستم‌هایی را طراحی کنید که به طور مستقیم با اهداف و استراتژی‌های کسب و کار شما همسو باشند.
OKR یک روش هدف گذاری است که به شما کمک می‌کند اهداف خود را به صورت مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی تعیین کنید.
طراحی OKR به شما کمک می‌کند تا:
- اهداف کلان کسب و کار خود را به اهداف کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید.
- نتایج کلیدی مورد نظر برای هر هدف را مشخص کنید.
- پیشرفت خود را در دستیابی به اهداف به طور منظم پیگیری و ارزیابی کنید.
- سیستم‌هایی را طراحی کنید که به شما در دستیابی به OKRهای خود کمک کنند.
چک لیست سیستم سازی چیست؟
در ادامه یک چک لیست جامع برای سیستم سازی کسب و کار ارائه شده است که می تواند به شما در این مسیر کمک کند:
- تعیین اهداف کسب وکار
- شناسایى نقاط ضعف و فرصت هاى بهبود
- شناسایى فرایند هاى کلیدى
- الویت بندى رسیدگى به فرایندها
- شناسایى روش اجرایى فرایندها
- بهبود فرایندها
- مدلسازى فرایندها
- بررسى و بهینه سازى نرم افزارهاى مورد استفاده
- آموزش کارکنان
- تعیین شاخص هاى کلیدى عملکرد
- بازنگرى و بروز نگهدارى فرایندها
استفاده از چک لیست سیستم سازی به شما کمک می‌کند تا فرایند سیستم سازی را به طور مؤثرتر، کارآمدتر و دقیق‌تر انجام دهید و به نتایج مطلوب دست یابید.
سیستم سازی می‌تواند تأثیرات عمیقی در بخش‌های مختلف کسب و کار داشته باشد و بهبودهای چشمگیری را به همراه آورد. در زیر به برخی از این بخش‌ها و تأثیرات سیستم سازی اشاره می‌کنیم:
مالی: سیستم سازی در بخش مالی با ایجاد نظم و ساختار در فرایندها، منجر به افزایش دقت، سرعت و شفافیت در امور مالی شده و به بهبود تصمیم‌گیری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. این امر در نهایت به افزایش بهره‌وری، سودآوری و پایداری مالی منجر می‌شود.
فروش: در دنیای رقابتی امروز، فروشندگان با چالش‌های متعددی روبرو هستند. از جمله این چالش‌ها می‌توان به افزایش انتظارات مشتریان، افزایش رقابت و پیچیدگی فرایندهای فروش اشاره کرد. فرایندهای فروش می‌توانند خودکار شوند تا فروشندگان به طور مؤثرتری با این چالش‌ها روبرو شوند و عملکرد فروش خود را بهبود بخشند.
بازاریابی: برای موفقیت در بازاریابی امروز، نیازمند سیستمی هستید که با حذف فعالیت‌های تکراری و خودکارسازی فرایندها، تبلیغات و کمپین‌های شما را به طور مؤثرتر و با صرفه‌جویی در هزینه و زمان مدیریت کند.
منابع انسانی:سیستم سازی در بخش منابع انسانی با ایجاد نظم و ساختار در فرایندها، زنجیره‌ای از بهبودها را رقم می‌زند که شامل جذب و استخدام بهتر، مدیریت عملکرد و توسعه کارکنان می‌شود و در نهایت به افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان می‌انجامد.
چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا برخی از مدیران به سیستم سازی در کسب و کار خود توجه کافی نشان نمی‌دهند. برخی از مهم‌ترین دلایل:
- عدم آگاهی و شناخت کافی
بسیاری از مدیران به طور کامل از مزایای سیستم سازی آگاه نیستند. آنها نمی‌دانند که سیستم سازی چگونه می‌تواند به بهبود کارایی، افزایش سودآوری، کاهش هزینه‌ها و رشد کسب و کارشان کمک کند.
- کمبود وقت و منابع
بسیاری از مدیران به دلیل مشغله زیاد و کمبود وقت و منابع، فرصت کافی برای سیستم سازی را ندارند. آنها ترجیح می‌دهند به جای تمرکز بر سیستم سازی، به امور روزمره و فوری کسب و کارشان رسیدگی کنند. در حالی که سیستم سازی در بلندمدت می‌تواند به صرفه‌جویی در وقت و منابع کمک کند. به عنوان مثال، با تعریف دقیق فرایندها و استانداردها، می‌توان از دوباره‌کاری و اتلاف وقت جلوگیری کرد.
- ترس از تغییر و مقاومت کارکنان
برخی از مدیران و کارکنان در برابر تغییر مقاومت می‌کنند. آنها به روش‌های قدیمی عادت کرده‌اند و تمایلی به تغییر و پذیرش سیستم‌های جدید ندارند.
نقش مدیران در موفقیت سیستم سازی
مدیران با ایفای نقش مؤثر خود در فرایند سیستم سازی، می‌توانند به بهبود عملکرد کسب و کار، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و دستیابی به اهداف سازمانی کمک کنند. سیستم سازی موفق، نیازمند رهبری قوی، برنامه‌ریزی دقیق و اجرای مؤثر است و مدیران نقش کلیدی در همه این مراحل ایفا می‌کنند.
ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای سیستم سازی کسب و کار
نرم‌افزارهای متعددی برای سیستم‌سازی وجود دارند که می‌توانند به کسب و کارها در مدیریت فرایندها و اتوماسیون کمک کنند. از جمله این ابزارها:
نرم‌افزارهای :ERP(Enterprise Resource Planning)این نرم افزار اطلاعات تمامی بخش‌های سازمان را در یک سیستم جمع‌آوری و مدیریت می‌کند و با خودکارسازی فرایندهای کلیدی و ارائه اطلاعات دقیق به افزایش بهره‌وری کارکنان و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند.
نرم‌افزارهای:CRM (Customer Relationship Management) نرم‌افزارهای CRM ابزاری قدرتمند برای مدیریت ارتباط با مشتریان و بهبود تجربه آنها هستند. با استفاده از CRM، کسب و کارها می‌توانند فروش خود را افزایش دهند، وفاداری مشتریان را افزایش دهند، و کارایی خود را بهبود بخشند. اگر کسب‌وکار شما به دنبال بهبود ارتباط با مشتریان خود است، استفاده از نرم‌افزار CRM می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و وظایف (میزیتو، تسکولو، همتیک): این ابزارها با فراهم کردن امکاناتی مانند مدیریت وظایف، زمان‌بندی، تخصیص منابع، گزارش‌دهی و همکاری آنلاین، به تیم‌ها کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را به طور سازمان‌یافته‌تر و کارآمدتر مدیریت کنند و از طریق ارتباط مؤثر و به اشتراک گذاری اطلاعات، بهره‌وری و هماهنگی خود را افزایش دهند.
نرم افزارهای تحلیل داده Power BI : اگر تمامی فرآیندهای کسب و کار شما به صورت خودکار در نرم‌افزار ثبت شوند، امکان تحلیل داده‌های ارزشمند فراهم می‌شود.
جمع بندی
به طور خلاصه، سیستم سازی به کسب و کارها کمک می‌کند تا از حالت “آتش‌نشانی” و مدیریت بحران‌های لحظه‌ای، به حالت “مهندسی” و برنامه‌ریزی بلندمدت تغییر وضعیت دهند. با ایجاد سیستم‌های کارآمد، کسب و کارها می‌توانند منابع خود را به طور مؤثرتر مدیریت کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.